睿華講堂:如何有效建立改善提案制度

作者:info於 2016-05-20
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如何有效建立改善提案制度

情境:為了鼓勵員工發揮主動改善的精神,上個月我們公司開始推動提案制度,但卻遇到許多問題。例如,各部門主管審核標準不一致,該如何在公平原則下給予獎勵?此外,有的員工提出了一個點子,但後續要落實,必須和其他部門一同合作,該如何讓其他部門也願意配合?改善提案制度該如何運作,才能發揮良好效果?

根據我們觀察,公司推動提案制度時,經常面臨的問題與瓶頸,主要有下列幾項:一、主管不重視或疏忽改善提案活動;二、核獎標準不一,同仁莫衷一是;三、同仁表示腸枯思竭,想不出提案;四、同仁表示工作很忙,沒時間提案;五、提案單位與執行單位見解衝突;六、重複提案、類似提案層出不窮;七、會辦單位推諉、打官腔或壓件;以及八、提案佐證資料不足,效益換算不清。

其實,上述公司推動改善提案制度共通問題的真因,歸納起來主要有以下六項:一、制度不符合公司、行業或人員特性;二、認為改善提案道理很簡單,不需要教育訓練;三、提案活動未支援公司的重點工作;四、獎勵配置未能導引出更高的提案效益;五、缺乏簡單明瞭的績效指標,主管無從支持;六、提案成果未與目標管理或考績結合。

 

一、提案要結合公司策略及其他制度

許多公司的改善提案制度沒有設定重點,也沒有引導同仁聚焦的機制,於是員工平日忙於工作,到了交差前夕,就匆匆忙忙地趕出幾個提案應付,雖然看似有「量」,「質」卻不佳。

久而久之,大家都看不出制度的實際效益,最後讓這個原本立意良好的制度束之高閣。

公司的改善提案制度最好能支持公司的策略規劃及年度方針,配合公司每年的重點工作來調整主題。比如,因應節能趨勢及政策,公司今年將進軍電動車市場,公司就可鼓勵同仁,儘量提出有助於公司在電動車市場發展的相關提案,並提供高於一般提案的獎金。如此一來,同仁的改善創意才會聚焦到這件事情上,老闆也會覺得改善提案能符合他的期望和經營重點。

其次,改善提案制度應該儘可能與公司其他諸如QCC(品管圈﹞和TPM(全員生產管理)等制度功能連結。比如,公司可鼓勵員工如果有參與品管圈活動,也同時針對相同主題提案,他的提案評分時就可加分。

舉例來說,品管圈的改善規模通常會比提案大,而且需要運用一些有系統的方法去收集資料,進行資料分析。而提案則是發揮個人或小團體的創意,個人只要透過一兩個單位的協助,就可以做成一個提案。員工在參與品管圈時,可以同時做改善提案,彼此相輔相成。倘若公司把每項制度都分開做,結果同仁們疲於奔命,自然參與度就不高。

參與提案活動的對象,原則上是全體員工都可以提案。然而,大多數高階主管的工作內容,是以管理領導及決策判斷為主,不像基層員工以實務工作為主,有些公司因此不會強制要求某些主管也要參與改善提案。

此外,有的公司或許認為新進員工剛進公司不久,對公司還不夠了解,認為他們不需要提案。事實上,有時候新進員工還比資深員工更容易突破既有框架,從新的角度看事情,想到其他的做法。

在提案制度推動前,公司應進行教育訓練,向員工說明提案的流程與技巧,比如現場單位適合提哪類提案,幕僚單位又適合提哪類提案。甚至,把改善提案的相關知識和訣竅做成指導手冊,發給每位員工參考。

同樣地,在新進員工的教育訓練中,也應包含改善提案的教學課程,除了教導他們提案的技巧和方法,也能讓新進員工知道公司是重視這件事情的。否則,可能新進員工所屬單位的資深同仁未積極提案,他也效法跟著不寫。這樣一來,改善提案制度便難以在公司裡生根。

 

二、提案審核與敘獎的方式

目前提案審核可分為兩種做法:第一種是直線審查,由直屬主管審核部屬的提案。如果提案效益夠大,直屬主管可再把提案往上級呈核;另外一種方式是委員審查,員工的提案直接透過某個單位分發送給審查委員審核。

然而,這兩種方式各有其限制,前者的限制是愛國裁判的問題;後者的問題是,當提案件數一多時,高階主管所投入的時間成本也相對增加許多,很可能高階主管審核提案的成本,還超越提案本身的貢獻度

因此,我們建議可採取兩者綜合的方式,來降低主管審核提案的時間成本。比如,公司的提案給獎分為數級,按照主管職階來分配給獎的權限。當提案的累計效益達到某一程度以上,再交由審查委員會來審核這些貢獻度大的提案。

在設計提案獎金的級距部分,須注意每一等級的獎金差距要有鑑別性,在審核提案時更能容易鑑別提案的價值,給予合理的獎金。例如,各級距的獎金只相差五十或一百元,鑑別度就不夠高。有些貢獻度較高的提案,也可以另設獎勵方式,例如中華汽車的「改善提案提成獎」,針對累計一年降低成本超過特定金額的提案,公司即給與特定百分比的獎金;以金融海嘯該年為例,就有同仁的改善提案累計一年降低成本超過三百多萬元,公司因此頒與該提案同仁高額獎金。

除了制度的設計,公司也應定期舉辦教育訓練和訪談,提供最佳實務讓審核提案的主管了解,什麼樣程度的提案,可以給予什麼等級的獎項,大家心中才會有一把尺。

三、評估提案制度帶來的效益

既然公司投入了許多資源推動提案制度,就要知道到底這些提案為公司省下了多少錢。因此公司的改善提案表單中,應該要有一個欄位,讓員工填寫每月實際可降低的成本金額,同時這些相關數據,提案者必須請其他相關部門或單位提供,絕不是員工自己臆測出來的(詳見附表)。

比如,某汽車公司的員工改善了汽車裡的某個零件,為了估算一年可省下的成本,就必須自己請生產單位提供實際生產的車輛數據。後續,公司可把減少成本的金額除以發出的獎金金額,即是「利益倍數」,這代表公司每發出一元的獎金,背後實際省下了多少錢。

通常一般獎金金額較小的給獎提案,是採用合理化審查,也就是經過相關主管判定,認為這個數字是合理的即可核定。如果是金額較大的提成獎,才需要財務的認證,否則會花費過多的人力成本。

畢竟提案制度推動的初衷,還是在於鼓勵員工發揮改善精神,幫助公司提升效率。因此,我們建議公司寧可相信員工是善意的,不會惡意欺騙。也許有少數人會寫重複或類似的提案,仍可透過溝通來協助,而非小題大作,演變成大家都在抓老鼠屎,制度就很難推動。

溝通的方式,原則上要公開勉勵,私下給予建議和溝通。以A公司為例,某部門常通過一些重複提案,也就是兩三年前曾提過該案,如今又再提一次,或者出現類似提案。例如車子有四個門,員工把針對改善右前門的做法寫成一件提案,再針對右後門寫一件類似提案。有時,問題不一定只在員工個人,主管審核的過程中也可能出現問題。

公司可約談該主管與他溝通,但需注意過程中,不可只傳遞負面訊息,也應該正面鼓勵好的部分。例如,公司可告訴該主管:「B和C員工的提案都寫得很好,只有某位員工提案有點問題,或許可以從XX方面進行改善。」如此可以替該主管保留台階,不然很可能該主管一氣之下,再也不參與提案制度了。

 

五、制度就像一個「產品」

任何制度就如同一個產品,是有生命週期的,提案制度也是。當提案制度還不夠成熟,推廣宣傳的活動就要越密集,讓大家知道公司隨時都有同仁產出好提案。

方法上,可以舉辦團體和個人的提案競賽,每月或每季頒發獎金。或者也可舉辦分享會,讓一些獲得高額獎金的同仁來現身說法,分享經驗。目的就是讓其他同仁有機會看到,產生見賢思齊的效果。如果公司沒有宣傳,而把員工的提案歸檔或留在系統裡,大家都看不到,這就十分可惜。

當提案制度推廣到後來有點「冷掉」時,公司應定期更換主題來活化制度,讓大家對提案制度保持新鮮感。切忌只推行了幾個月,看不到顯著效果就放棄;或者推行了幾個月,看到有一定量的提案,就誤以為已經成功,而忽視了持續耕耘的重要性。

此外,公司推動改善提案制度,不能只是從數字來看成效,因為效果也會顯現在人員素質的提升上。例如,有些公司在推動改善提案制度後,發現員工的品質意識提升了,也更有追根究柢的精神。這些都是這個制度帶來的無形價值。

既然制度有如產品,在宣傳上,也要從「顧客」的角度來思考。比如,不要在工作忙碌的季節勞師動眾。或者,有些員工可能工作地點在工廠較不方便上網,公司可把得獎提案印出來,做成海報貼在餐廳,或工廠的佈告欄宣傳,讓訊息更容易傳遞給他們。其他溝通的管道,還有電子報或企業內部刊物,都是企業可以運用的溝通媒介。

總的來說,公司在推動改善提案制度時,應配合公司年度策略或重點,甚至與其他品管圈和知識管理的功能連結,以有效聚焦同仁們的注意力,並獲得最高主管支持。

此外,關於改善提案制度的相關做法和規定,也應該透過各種管道向同仁們佈達。當制度推動後,更要持續透過分享會、電子報和海報等方式,提醒大家關於改善提案的最新消息,以維持制度的熱度和新鮮感。