最新消息:混合(彈性)模式管理,企業人才開源截留

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【本文作者  睿華國際組織發展學院 張情怡 顧問】

混合、彈性的辧公模式更能吸引人才的投入,企業如何打破因時間與空間而造成的取才限制,做好混合管理,解放組織的靈活性及彈性,打造員工工作與生活平衡的環境,塑造良好的雇主品牌,提升組織效益,同時提升未來人才的留任與招募。



 

今年四月中開始,Google台灣已實施「3+2 混合辦公」模式,也就是三天在辦公室,另外兩天則可自行選擇工作地點,同時也能選擇多元辦公(在那都能工作、延長在家工作、轉移主要辦公地點、完全遠距辦公...等)彈性配套措施(Yahoo新聞,2022)。而在微軟在今年3月發布的工作趨勢調查報告統計中指出,全世界現已有38%的企業正在實行混合辦公(Hybrid Work),更有53%的企業表示會考慮在未來一年轉移至混合辦公模式(微軟,2022)。可見在這波疫情肆虐之下,混合辦公模式已成為當代不可逆轉的趨勢。

 

 

在疫情爆發之前,很多企業及管理者篤信只有在公司上班才能完成工作任務。然而這三年,疫情加速了科技的發展,讓很多企業的工作模式已不再像過往一樣,進辦公室完成工作任務的傳統模式,反而透過混合辦公的模式也能有效維持組織競爭力。即便疫情趨緩,全球卻是有愈來愈多的企業開始推行混合辦公模式。許多公司也已經證明,員工無論身在何處,都可以保持高生產率。Randstad US survey在2021年的報告中指出,在調查的1,200多名工人中有超過一半,約54 %的人表示,疫情之後,雇主都應該宣布更彈性、靈活的政策,讓他們能夠在居家或辦公室兩個場所間自由選擇(Make it,2021)。因此,企業在這個時機更是要擁抱更靈活、更彈性的工作模式,而混合辧公模式也正在這個在快速變動的後疫情時代引領著的變革。 

 

 

要迎接混合辧公模式,企業勢必會面臨著許多的挑戰,尤其是遠距工作管理的問題及目標如何達成的焦慮。混合辦公模式中的遠距工作即為透過現在穩定的科技及通訊技術,讓員工在任何地方都能像在辧公室一樣完成工作。但,在這個模式的轉換之下,無論是員工個人,還是公司組織,都面臨著不同層面的挑戰。

1.在員工個人層面上 - 遠距工作無形中限制了同事間的經常性面對面聯結,同事彼此之間較為疏離,人際關係可能因此受到阻礙,遠距辦公時也比較容易感到孤立及不確定性。遠距工作也可能導致員工在工作與家庭生活之間的界線模糊,因而產生衝突。

2.在公司組織層面上 - 遠距工作管理是一大挑戰,管理者不但無法直接監督並確認部屬的工作狀況與進度,也無法面對面給予回饋交流,因此領導風格及管理方式都需因此做轉變。而團隊合作的部份也會因為遠距工作的關係,減少了許多團隊之間的交流機會及知識共享的行為。

 

 

僅管如此,在GlobalWorkplaceAnalytics.com (GWA) 2020 年的報告中指出,有80%的受訪者表示他們希望公司可以提供在家工作的機會,同時也認為有提供混合或遠距辦公模式的企業更具有吸引力,也更利於人才的留任與招募。而贊同混合辧公中的遠距工作者認為遠距工作具有以下多項優點:

1.提升員工的工作生活品質,較高的工作彈性,不受時間與空間限制,有助於工作效率的提升。

2.增加員工的工作自主性,員工能選擇在效率最高的時間工作,減少缺勤等偏差行為。

3.提高企業營運之效益與組織效率,彈性遠距辦公可節省硬體設備維運成本,及員工的通勤時間和費用。

4.提高受雇員工留才率,員工更能夠兼顧家庭與工作,使員工無後顧之憂,更願意留任在公司。

 

因此,管理者如何建立一個成功的混合辦公模式並提升組織績效,創造有效的雙贏,這將是未來工作模式轉變的重要關鍵。但其實並非每個工作者都能熱烈擁抱混合辦公,也擔憂員工不在辦公室就偷懶打混,因此,聰明的管理者們,必須制訂適合的工作方式和規則訂出,有效提升組織績效。 

1.目標導向的管理方式 管理者轉為以目標導向為主的管理方式,建立明確工作任務及團隊共同目標,共同擬定達標策略與待解決的問題。管理者要開始專注員工的產值(Outcomes),而不是死守待在辦公室時間的產量(Outputs)。透過此項領導風格及管理方式轉變,讓管理者解決了無法直接監督及時時確認部屬績效的挑戰。 

2.信任員工、賦能團隊 因為混合辦公的關係,也許團隊合作的部份會減少了許多團隊之間的交流機會及知識共享的行為,因此,認知員工為領域專家,尊重每位員工的特性,充分授權,形成團隊彼此之間的新信任關係,讓團隊所有人都要對自己的成果負責(當責),並賦能團隊。

3.雙向溝通,勇敢對話 - 有效雙向溝通,無論是溝通的頻度或品質都要讓工作效率極大化。雖然混合辦公在無形中可能限制了同事之間的經常性面對面聯結,彼此之間也較為疏離,但在有效率的雙向溝通下並能勇敢對話,於遠距辦公時也比較不容易感到被孤立及不確定性。 

4.創造歸屬感 主管賦能,部屬自律,這是混合辧公模式之遠距管理最重要的一環,無論在什麼地方工作,管理者都要創造一個有歸屬感的工作氛圍,讓每位員工都能自律,自我命令及時間良善安排,解決混合工作可能導致員工在工作與家庭生活之間的模糊界線與衝突。 

 

最後,呼應這個時代趨勢的走向,混合、彈性的辧公模式及工作架構才能吸引人才的投入,企業應思考如何打破因時間與空間而造成的取才限制,只有解放組織的靈活性及彈性,打造員工工作與生活平衡的環境,才能塑造良好的雇主品牌,提升組織整體發展效益,同時提升未來人才的留任與招募。

  

  

  

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