睿華講堂:數位轉型的關鍵步驟 企業知識管理的建立

764 次閱讀

睿華國際 組織管理學院 陳英昭顧問

企業知識管理的重要性,並非這幾年才被提及。然而,後疫情時代與數位轉型的到來,卻讓企業看見知識管理的重要性。企業的智慧資產,將是企業邁入數位轉型的重要催化劑之一。



知識管理與資料庫的最大差別於資訊內容的用途,當人類已經習慣下載、儲存的無意識動作,少了資訊的篩選與分類,知識管理也頂多成為資訊氾濫的資料庫。企業的智慧資產,不僅是企業無形資產,更是企業永續經營的重要環節。尤其當企業現在面臨數位轉型的浪潮,企業如何在變化劇烈的時局當中,找到自身的優勢與出路,企業的智慧資產就顯得格外重要。因此,ISO 9001:2015年版標準導入了知識(Knowledge)一詞,其中7.1.6組織知識的條文要求:「這些知識應被保存,並在需要時可以取得。」ISO 9001:2015年版特別要求組織要管理這些重要的知識資源,可以透過下面的流程方法來取得。

  

建立企業的知識管理 需要三個步驟

1. 知識盤點:上述的知識需求可能是已文件化的顯性知識(Explicit Knowledge)或未文件化的隱性知識(Tacit Knowledge),透過知識盤點掌握知識缺口(Knowledge Gap),確定所需經驗與知識的現況、所在及擁有者,進而排定知識產出計畫,填補知識缺口。以建廠為例,可以下面的架構來展開所需的知識:

睿華國際的知識盤點展開圖

  

2. 知識分類:知識盤點除了釐清組織的知識需求及缺口,也建構出組織的知識分類樹(Knowledge tree)。知識分類如同家裡的衣櫥,裡面有許多抽屜,一個抽屜是裝T-shirt的、一個抽屜是裝內衣的、一個抽屜是裝襪子的…..知識分類的目的在劃分工作的專業領域,提供知識文件儲存及取得的路徑,便利需求知識的取得、學習及使用。

3. 知識庫:組織知識的管理可以使用既有的資料庫進行保存及取用,然而有些知識文件的內容涉及組織較多的技術方法及經驗值,需要較強的搜尋引擎、分享功能或安控機制,有些公司會因此建立專屬的知識庫(如下圖),以進行較為完善的知識管理。

睿華國際的企業知識庫範例圖

  

4. 知識應用:知識管理的目的不只是產出知識,更重要的是應用知識,因為知識的價值始於應用。釐清了組織需要的知識,然而同仁若隨意書寫、濫竽充數,就失去了知識保存與經驗傳承的意義,所以,公司應檢討知識文件內容撰寫及更新的原則與規範,以確保所需知識的可用性及有效性。

    

資訊變得短、碎、急    企業知識管理如何應變?

如7.1.6條文的後段要求:「在對應不斷變化的需求和趨勢時,組織應考量其現有的知識基礎,並確定如何獲得或使用所需的額外知識。」

1. 外部變化:以PEST分析來看,政治(political)、經濟(economic)、社會(social)、科技(technological)等外部環境的改變,將對企業的經營策略造成影響,知識需求的焦點也應該對應調整,才能持續支持企業的發展與競爭優勢。例如汽車產業從傳統的汽油車轉向電動車發展,產品研發及生產的核心技術隨之轉變,所需的經驗與知識也必須隨之轉變。

2. 內部變化:台灣有不少企業已出現人力M型化、青黃不接的問題,而少子化趨勢又加深了人力問題,許多企業的發展乃謀求自動化與智慧製造的長期之計,也因此增加這方面的技術與知識需求。

  

以上是有關ISO 9001:2015年版的知識管理要求的簡單說明,若要進一步了解及掌握知識管理體系運作的全面內涵,建議各位可以參考ISO 30401:2018知識管理系統的要求條文及註解。

    睿華國際-瞭解其他相關課程     透過Line@洽詢線上專員    透過網站立即聯繫我們

    

文章

推薦

數位化不是轉型 你必須要知道的事

智動化工廠時代 物流簡化是必備關鍵

企業知識管理系統 連ISO也列入

知識管理的思維模式與文化促動

知識管理的推行方法與成效體現