睿華講堂:用「遮罩法」處理死板的統計表

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劉憶先老師 【有Power也有Point的簡報設計】創辦人暨師道聯盟新秀講師 》



 

用「遮罩法」處理死板的統計表

    在商務簡報的場合裡,圖表資料常是我們會遇到的簡報類型,今天我們便針對常見的「統計表」,運用「遮罩法」及動畫設定來進行視覺改善。

    首先,我們看一下要處理的統計表如下,這是勞動部當年統計全國各產業使用外勞的數據表格,當時我要對公司董事長進行簡報,說明我們公司(電子科技業)要引進哪一國的外勞比較好?但這樣的一份原始統計表,實在不適合直接呈現在簡報上,因為資料量實在太多,根本無法聚焦,比方說,要在瞬間找出用外勞最多的產業,即使您的視力再好,應該也要花點功夫吧?更甭說您的老闆可能還有老花眼,對他們來說就更吃力啦….
 
 

接下來我分享當時我是怎麼處理這一張統計表,並且用簡報提供我身為幕僚的專業建議,就是我們到底選哪一國的外勞比較好?然後好的原因是哪些?

    如果有時間,我建議第一步先從重新製作圖表開始,只要善用Ctrl、Shift、Alt個熱鍵組合,其實花不了太多時間,但讓每一個資料格都變成物件後,接下來我們對這張簡報的設計彈性就大大提高了,因為我們可以針對每一個物件、群組加上遮罩、動畫,讓簡報能夠搭配我的口語表達依序呈現。
(將每一資料格都用矩型物件重新製作,善用熱鍵可大幅加速製作時間)

這一張簡報主要講的事情有以下幾點:

1.目前中華民國用外勞最多的產業。

2.我們身為電子科技業,這個產業用外勞的比例又是多少?

3.單看電子科技業,把各國外勞比例作進一步統計。

4.接下來就是人資建議要選哪一國的外勞?

5.選這一國外勞的優點有哪些?

 

以下實際用圖片來做說明:

1.目前中華民國用外勞最多的產業,是「金屬相關,佔26.79%」。
(運用遮罩,將「金屬相關」進行聚焦)
2.電子科技業,這個產業用外勞的比例又是多少?
(一樣運用遮罩,將「電子科技」進行聚焦)
3.單看電子科技業,把各國外勞比例作進一步統計。
(3.1其他資料設定「消失」動畫,只留下「電子科技」)
(3.2進一步「電子科技」用各國外勞的比例,可以發現菲律賓外勞佔了65%)
4.接下來就是人資建議要選哪一國的外勞?
(再製作一張圓形遮罩,聚焦在「菲律賓」)
5.選擇菲律賓外勞的優點有三個?
(菲律賓官方語言是英語,溝通相對容易)
(根據政府資料顯示,很多菲律賓外勞都有來過台灣)
(而來台灣的菲律賓外勞,根據統計資料,很多都選擇電子科技業)

這是您身為幕僚的專業建議,至於老闆是否選擇您的建議,則是她/他的行政決策權,您不能去干涉,但只要您不是特別不受老闆「喜歡」(簡而言之就是「黑」啦…),不然像這種庶務類的行政事項,只要您能跟老闆說得清楚明白,除非有特別原因,相信大部分的老闆都會選擇尊重幕僚的建議,老闆不需要特別花時間在這些執行事項上傷腦筋,因為大方向的政策面已經夠他們煩啦…

 

下面是我用簡報錄影的方式,搭配講解呈現這張簡報,讓各位可以透過影片,更清楚瞭解動畫佈局狀況,請您參閱以下影片:

劉憶先 - 用「遮罩法」處理死板的統計表線上影片

本文經劉憶先老師授權刊登